📚 Thaz-SofT WEB Office Súgó

📖 1. Bevezetés

A rendszerről

A Thaz-SofT WEB Office egy komplex webes alkalmazás, amely társasházak adminisztrációs feladatainak hatékony kezelését teszi lehetővé. A rendszer egy központi felületről biztosít hozzáférést az email kommunikációhoz, feladat nyilvántartáshoz, tulajdonosi adatbázishoz és pénzügyi kimutatásokhoz.

Kulcs előnyök

Célközönség

Ez a kézikönyv társasház közös képviselők, adminisztrátorok és kezelők számára készült, akik napi szinten használják a rendszert.

⚙️ 2. Rendszerkövetelmények

Szerver oldal

Kliens oldal (felhasználó)

Mobileszközök

iOS: 13.0 vagy újabb

Android: 8.0 (Oreo) vagy újabb

Képernyőméret: Minimum 5 hüvelyk

🛠️ 3. Telepítés és beállítás

Python függőségek telepítése

cd /opt/thaz-email-dashboard
pip install -r requirements.txt

# Vagy manuálisan:
pip install fastapi uvicorn psycopg2-binary python-multipart jinja2

PostgreSQL adatbázis beállítása

# 1. PostgreSQL telepítése
sudo apt update
sudo apt install postgresql postgresql-contrib

# 2. Szolgáltatás indítása
sudo systemctl start postgresql
sudo systemctl enable postgresql

# 3. Központi adatbázis létrehozása
sudo -u postgres psql
CREATE DATABASE template;
\q

Társasházi adatbázisok létrehozása

Minden társasházhoz külön adatbázis szükséges:

CREATE DATABASE db0_2025;  -- Első társasház
CREATE DATABASE db62_2025; -- Második társasház
-- stb.

🔑 4. Bejelentkezés

A rendszer eléréséhez nyisd meg a böngészőt és látogasd meg a következő címet:

Első bejelentkezés

1. Add meg a felhasználóneved
2. Add meg a jelszavadat
3. Kattints a Bejelentkezés gombra

Elfelejtett jelszó

Ha elfelejtetted a jelszavadat, kérlek lépj kapcsolatba a rendszergazdával az info@pcolor.hu email címen.

🧭 5. Navigáció és felület

Főmenü

A fő navigációs menü a képernyő tetején található. A következő fő modulokat tartalmazza:

Társasház választó

Több társasház kezelése esetén a felső menüsorban található legördülő listából választhatod ki, melyik társasházzal szeretnél dolgozni.

📧 6. Email Kezelés

Email lista

Az Email Kezelés modulban láthatod az összes bejövő és kimenő levelet. A lista kategóriák szerint szűrhető.

Új kategória létrehozása

1. Kattints a Kategória kezelés gombra
2. Írd be az új kategória nevét
3. Válaszd ki a kategória színét
4. Kattints a Mentés gombra

Email kategorizálása

1. Válaszd ki az emailt a listából
2. Kattints a Kategória legördülő menüre
3. Válaszd ki a kívánt kategóriát
4. A rendszer automatikusan menti a változást

📎 Email csatolmányok

A rendszer automatikusan kezeli az email csatolmányokat:

• Csatolmány jelzés: Az email listában 📎 ikon jelzi, ha csatolmány tartozik az emailhez (darabszám tooltipben)
• Csatolmány megtekintés: Az email megnyitásakor láthatod az összes csatolmányt (fájlnév, méret, típus)
• Letöltés: Kattints a letöltés gombra a fájl mentéséhez
• Feltöltés: Új csatolmányt adhatsz az emailhez az „Új csatolmány" gombbal

👤 Kontakt azonosítás

A rendszer automatikusan azonosítja a feladót 3 különböző adatforrás alapján:

Azonosított kontakt esetén a fejlécben megjelenik a név és a társasház neve kék kiemeléssel.

🌍 Többnyelvű AI válaszok

Az AI válaszgeneráló automatikusan felismeri a bejövő email nyelvét és ennek megfelelően válaszol:

✅ 7. Feladatok modul

Új feladat létrehozása

1. Kattints az Új feladat gombra
2. Töltsd ki a feladat adatait:
   • Cím: Rövid leírás (pl. "Vízmérő csere 3. emelet")
   • Leírás: Részletes információk
   • Határidő: Mikor kell elkészülnie
   • Prioritás: Alacsony / Közepes / Magas
   • Társasház: Melyik házhoz tartozik
3. Kattints a Mentés gombra

Feladat állapotok

👥 8. Tulajdonosok kezelése

Tulajdonos keresése

Többféle módon kereshetsz tulajdonosokat:

1. Társasház szerint: Válassz ki egy házat a legördülő listából
2. Név szerint: Írd be a tulajdonos nevét (részlet is elég)
3. Globális keresés: Ha nem választasz házat, minden házban keres

Részletek megtekintése

A Részletek gombra kattintva megnyílik a tulajdonos teljes pénzügyi kimutatása, amely tartalmazza:

• 📋 Alapadatok: Név, cím, telefon, email
• 🏠 Albetét adatok: Alapterület, tulajdoni hányad
• 💰 Egyenleg: Aktuális tartozás/túlfizetés
• 📊 Havi bontás: Hónap szerinti terhelések és befizetések
• 📈 Analitika: Részletes tétel típusok (közös költség, víz, fűtés stb.)

Egyenleg értelmezése

📊 Regisztrált tulajdonosok statisztika

A Tulajdonosok (/owners) oldal tetején összesítő statisztika kártya jelenik meg:

• Regisztrált tulajdonosok: Összesített szám
• ✅ Már bejelentkezett: Aktív felhasználók aránya (%)
• ⏳ Még nem jelentkezett be: Inaktív felhasználók
• Érintett társasházak: Hány házban vannak regisztráltak

A részletes táblázat társasházankénti bontásban mutatja:

• Társasház név, év, regisztráltak száma
• Aktivitás % (színkódolt badge)
• Utolsó bejelentkezés időpont
• 📋 Részletek gomb: Modal az egyéni tulajdonos azonosítókkal és státusz badge-ekkel

✏️ Tulajdonos gyorsszerkesztő

A tulajdonos Részletek nézetben elérhető a gyorsszerkesztő modal, amely lehetővé teszi az alábbi mezők szerkesztését:

📨 9. Körlevelezés

Tömeges email küldése

A Körlevelezés modul lehetővé teszi, hogy egyszerre több tulajdonosnak küldj emailt.

Lépések

1. Társasház választás: Válaszd ki, melyik háznak küldesz
2. Email szerkesztés:
   • Tárgy: Az email tárgya
   • Üzenet: Az email szövege (HTML formázás támogatott)
3. Melléklet: Opcionálisan csatolhatsz fájlokat (max 10 MB)
4. Címzettek választása:
   • Minden tulajdonos
   • Csak hátralékosok
   • Egyéni kijelölés (pipálás)
5. Küldés: Kattints a Kiküldés gombra

Sikertelen küldések újrapróbálása

Ha egyes címzetteknek nem sikerült az email kiküldése, használd a "⚠️ Csak sikertelenek" gombot az újraküldéshez.

💰 10. Egyenlegközlők

Egyenlegközlő generálása

Az Egyenlegközlők modul segítségével egyedi pénzügyi kimutatásokat készíthetsz tulajdonosoknak.

Generálási lépések

1. Válaszd ki a társasházat
2. Válaszd ki a tulajdonost
3. Állítsd be az időszakot (év, hónap)
4. Kattints a Kimutatás készítése gombra
5. Az elkészült kimutatást:
   • 🖨️ Kinyomtathatod
   • 📧 Elküldheted emailben
   • 💾 Elmentheted PDF-be

Kimutatás tartalma

• 📋 Tulajdonos neve és címe
• 💰 Nyitó egyenleg
• 📊 Havi terhelések (bontás analitika szerint)
• 💵 Befizetések
• 🏁 Záró egyenleg
• 📈 Grafikon (opcionális)

⚠️ 11. Fizetési felszólítás

Automatikus hátralékos lista

A rendszer automatikusan listázza azokat a tulajdonosokat, akiknek tartozásuk van.

Felszólító levél küldése

1. Válaszd ki a társasházat
2. A rendszer automatikusan kilistázza a hátralékosokat
3. Pipáld ki, kiknek szeretnél felszólítót küldeni
4. Szerkeszd a levél szövegét (előre kitöltött sablon)
5. Kattints a Kiküldés gombra

Levél sablon személyre szabása

Használhatsz változókat a levélben, amelyek automatikusan kitöltődnek:

• {{nev}} - Tulajdonos neve
• {{cim}} - Lakás címe
• {{tartozas}} - Tartozás összege
• {{datum}} - Aktuális dátum

📥 12. Dokumentumok & Tudásbázis

Dokumentum feltöltés

A Házkezelés → Dokumentumok & Tudásbázis menüpont alatt társasházi dokumentumokat kezelhetsz:

1. Társasház választás: Válaszd ki a kívánt házat a legördülő listából
2. Fájl feltöltés: Húzd a fájlt a feltöltési területre, vagy kattints a kiválasztáshoz
3. Támogatott formátumok: PDF, DOCX, TXT, MD fájlok

Dokumentum konverzió

• Szöveges PDF: Automatikus szöveg kinyerés
• Szkennelt PDF: OCR feldolgozás (magyar + angol nyelv)
• DOCX: Word dokumentum konvertálás
• TXT/MD: Egyszerű szöveges fájlok

Tudásbázis típusok

🏛️ 13. Közgyűlés modul

Áttekintés

A 🏛️ Közgyűlések top-level menüpont megnyitja a közgyűlések kezelő felületet. A modul 2 fő fülből áll: Közgyűlések és Határozatok Könyve. A felületen egy beépített ❓ Súgó is elérhető.

Közgyűlések fül

A társasházak közgyűléseit kezelheted itt. Válaszd ki a társasházat, majd:

• Közgyűlések listázása: A kiválasztott társasház összes közgyűlése megjelenik
• Új közgyűlés: Kattints az „Új közgyűlés" gombra, töltsd ki az alapadatokat, és a létrehozás után automatikusan megnyílik a Detail View
• Éves szűrés: Társasházanként külön éves szűrő (nem globális)

4 lépéses Workflow

Minden közgyűlés megnyitásakor egy step navigation jelenik meg lépés-indikátorokkal. A kitöltött lépéseknél ✅ zöld checkmark látható:

Szavazás tulajdoni hányadonként

A szavazás nem tulajdonosonként, hanem tulajdoni hányadonként történik:

• Szavazási tábla: minden tulha típushoz (pl. 567, 481, 273) egy sor
• db oszlop: jelenlévő tulajdonosok száma az adott hányadnál
• Igen/Nem/Tartózkodás: beviteli mezők soronként
• Validáció: ✅ / ⚠️ jelzés (összeg = db)
• Szavazati arányok: az össztulajdoni hányad az alap táblából számítva

A szavazás eredménye automatikusan számolódik: ELFOGADVA vagy ELUTASÍTVA badge, vizuális eredmény bar (igen/nem/tartózkodás %).

Tömeges szavazat

Gyors szavazat rögzítéshez használd a tömeges gombokat:

• Mind IGEN: Minden jelenlévő „igen"-re szavaz
• Mind NEM: Minden jelenlévő „nem"-re szavaz
• Mind TART.: Minden jelenlévő tartózkodik

Határozatok Könyve

A második fülön a Határozatok Könyve érhető el:

• Társasházi szűrés: Válaszd ki a társasházat és az évet
• Határozatok listája: Az adott évben hozott összes határozat, HTML formázással
• 🔍 Keresés: Keresés határozat szöveg, szám, felelős vagy feljegyzés alapján
• 🖨️ Nyomtatás: Profi borítólappal (társasház név, év, keret), HTML rendering a szövegekben

Nyomtatás

A közgyűlés nyomtatási nézetében megjelenik:

• JELENLÉVŐK szekció: Név lista + tulajdoni hányad + statisztika
• Határozatok: Minden határozatnál a szavazási eredmény (ELFOGADVA/ELUTASÍTVA + részletezés)

Mikrofon / Diktálás

A határozat szöveg beviteli mezőknél elérhető a 🎤 diktálás funkció (Speech API). A böngészőnek engedélyeznie kell a mikrofon használatát.

📒 14. Könyvelés

Könyvelés Dashboard

A Házkezelés → Könyvelés menüpont alatt a társasházankénti vevőszámla és banki befizetés statisztikákat látod:

• Összesítő kártyák: DB-k száma, rendezett/rendezetlen számlák, eltérések, banki befizetések
• Részletes háztáblázat: Állapot badge-ekkel (rendezett, rendezetlen, eltérés)

Befizetés-szinkronizálás

A rendszer FIFO-alapú befizetés allokációval szinkronizálja a banki befizetéseket:

1. 🔍 Próbafutás (Dry-Run): Megtekintheted, mit változtatna a szinkronizálás anélkül, hogy bármit módosítana
2. 🚀 Éles futtatás: Megerősítés után elvégzi a tényleges szinkronizálást
3. Eredmény táblázat: Társasházanként mutatja a javítások számát és állapotát

Automatikus napi futás

A szinkronizáló script naponta 03:30-kor automatikusan fut. Az utolsó cron futás logja a dashboardon megtekinthető.

🔧 15. Hibajelentés & Munkalapok

Bejelentések fül

A 🔧 Hibajelentés menüpont megnyitja a 3 fülös oldalt. Az első fülön új bejelentéseket rögzíthetsz:

1. Ház választás: Válaszd ki a társasházat a legördülőből
2. Albetét/Bejelentő: Add meg az albetétet, a bejelentő nevét és telefonszámát
3. Hiba leírás: Írd le a műszaki hibát részletesen
4. Mentés: A bejelentés rögzítésre kerül, automatikusan munkalappá válik

Munkalapok fül

A bejelentésekből generált munkalapok listáját mutatja. Egy sorra kattintva megnyílik a Munkalap szerkesztő:

Műveletek

• 💾 Mentés: Csak a módosított mezők frissülnek (partial update)
• 📧 Email küldés: Munkalap email kiküldése a kijelölt felelősnek
• 🖨️ Nyomtatás: Profi A4 munkalap nyomtatási kép (P.Color Kft. fejléc, szekciók, aláírás blokkok)

Felelősök fül

A harmadik fülön a felelős személyeket kezelheted (CRUD): név, telefon, email, jegyzet.

🏗️ 16. Vállalkozók

Vállalkozók kezelése

A 🏗️ Vállalkozók menüpont alatt alvállalkozókat és szolgáltatókat kezelhetsz:

• Keresés: Név, város, email, telefon, kontakt személy alapján
• Rendezés: Név, város vagy minősítés szerint növekvő/csökkenő
• Új vállalkozó: Kattints az "Új vállalkozó" gombra

Adatmezők

Tömeges törlés

Jelölj ki több vállalkozót a checkbox-okkal, majd használd a Kijelöltek törlése gombot.

☎️ 17. VoIP & SMS modul

VoIP Státusz oldal

A VoIP → Státusz menüpont alatt valós időben láthatod a telefonrendszer állapotát:

• Asterisk csatornák: Aktív hívások és SIP peerek állapota
• GoIP-1 GSM állapot: Jelerősség, operátor, SIM státusz, regisztráció
• Üdvözlés típusok: 5 féle automatikus üdvözlés (munkaidő, munkaidőn kívül, hétvége, ünnepnap, éjszaka)

SMS küldés és fogadás

A VoIP → SMS menüpont alatt SMS-eket kezelhetsz a GoIP-1 GSM gateway-en keresztül:

1. SMS küldés: Add meg a telefonszámot és az üzenetet, majd kattints a Küldés gombra
2. Bejövő SMS-ek: A rendszer 30 másodpercenként automatikusan frissíti a bejövő listát
3. Szűrés: Bejövő / kimenő SMS-ek külön szűrhetők

Automatikus értesítések

Bejövő SMS esetén a rendszer automatikusan:

• Kontakt azonosítás: Telefonszám alapján azonosítja a feladót (phonebook + tulajdonos táblák)
• Profi email értesítés: Rich HTML emailben értesíti a megadott címzettet a bejövő SMS-ről
• Tulajdonos név, társasház, cím feltüntetése az értesítésben
• Napi SMS gyakoriság: Sürgősségi figyelmeztetés különleges esetben

Tulajdonos visszaigazoló email

Azonosított tulajdonosnak a rendszer automatikus visszaigazoló űrlapot küld, amely kéri:

• A hiba pontosítását
• Fotó csatolását
• Helyszín megadását
• Elérhetőség megerősítését

⚙️ Értesítési beállítások

A beállítások panelen konfigurálható:

📋 Hívásnapló

A VoIP → Hívásnapló menüpont alatt a teljes hívástörténetet láthatod az Asterisk CDR (Call Detail Record) alapján:

• 6 összesítő kártya: Összes hívás, fogadott, nem fogadott, AI-kezelt, ePhone, GoIP
• Szűrők: Dátum tartomány, forrás (ePhone/GoIP/belső), státusz, telefonszám
• Kontakt azonosítás: Telefonszám alapján a phonebook (809 rekord) + tulajdonos táblákból (14 DB)
• Forrás badge-ek: ePhone 📞 (borostyán), GoIP 📡 (cián), belső (indigó)
• Státusz badge-ek: Fogadott (zöld), nem fogadott (sárga), foglalt (piros)
• AI kezelés: Az AI asszisztens által kezelt hívások külön jelölve
• Lapozás: 50 hívás oldalanként

⚖️ 18. Adósságkezelő Portál

Áttekintés

Az Adósságkezelő Portál egy önálló webalkalmazás (/debt/), saját PWA-val és saját bejelentkezéssel. Társasházkezelők és ügyvédek számára készült, jogi ügyek teljes életciklusának kezelésére.

Fő funkciók

Automatikus értesítések

• Új ügy: Automatikus email értesítés új ügy rögzítésekor
• Új tétel: Automatikus email új tétel hozzáadásakor
• Szerkesztés: Opcionális email ügy vagy tétel módosításakor (confirm dialog)
• Heti összesítő: Minden hétfő reggel 7:00-kor – nyitott ügyek, statisztikák

Jogosultságok

• Adminisztrátor: Teljes hozzáférés minden funkcióhoz, beállítások kezelése
• Ügyvéd: Ügyek megtekintése, szerkesztése, dokumentumok, értesítések

🔧 19. Hibaelhárítás

Gyakori problémák és megoldások

❓ 20. Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

Általános

Tulajdonosok

Email küldés

Pénzügyi kimutatások

📎 21. Függelék

Billentyűparancsok

Adatformátumok

Szószedet

Kapcsolat és támogatás